Propuesta de estrategia para el manejo del flujo de caja, enfocada en el capital de trabajo para tres de las subsidiarias de una empresa transnacional de productos médicos

Abstract

Este estudio tuvo como objetivo determinar los efectos de las diferentes decisiones comerciales, operativas y financieras en el capital de trabajo de tres subsidiarias latinoamericanas de una empresa transnacional de productos médicos y las acciones específicas que deben tomarse para mejorarlo. La empresa está estructurada por regiones y la región de Latinoamérica en subregiones con un país fuerte cada una y varios países “pequeños”. Por países pequeños se entiende entidades dedicadas casi exclusivamente a la comercialización y distribución de los productos, así como también al manejo de algunas clínicas de tratamiento renal de capital combinado. Las operaciones menores no cuentan con una dirección financiera específica, sino que dependen de las decisiones que toma el país principal de la subregión y, muchas veces, se limitan a subsanar las limitaciones de liquidez con préstamos de otras entidades, sin tener la oportunidad, por la misma complejidad del bloque, de analizar las verdaderas causas del incumplimiento de los pagos programados y obligatorios de las organizaciones al final de mes, especialmente en el momento de realizar el pago de sus facturas intercompañía por medio de un proceso donde se calculan los saldos netos por subsidiaria y se solicitan los pagos de acuerdo con los datos que arrojan los módulos de cuentas por cobrar. Este proceso es subcontratado con una entidad bancaria, quien recibe todos los fondos en una cuenta global y, de esa cuenta, hace las distribuciones correspondientes. El pago de cada una de las entidades debe estar depositado un día específico del mes y si no se realiza a tiempo, la entidad bancaria cobra un interés diario por el “préstamo” para cubrir la cifra faltante. Una vez analizada la información financiera de las tres entidades en los últimos años, se determinó que la principal causa de los problemas de liquidez es que no existe un proceso de coordinación integral entre las diferentes áreas que intervienen en la generación y uso de efectivo dentro de las entidades. La planificación, presupuesto y seguimiento de variaciones se dan en diferentes instancias de la organización, y no existe una comunicación apropiada. Para mejorar la situación de las entidades se recomienda que la planificación estratégica de la organización deba tomar en cuenta las características particulares de cada entidad, para establecer metas reales y alcanzables. Además, debe existir un proceso de planificación integral, donde todas las áreas estén comunicadas y coordinadas, este es un reto para las entidades, ya que físicamente no se encuentran todas las áreas en el mismo país. Esto debe resolverse por medio de un proceso coordinado, planificado y de seguimiento constante, donde las reuniones sean de asistencia obligatoria, programadas con suficiente anticipación y donde asistan las personas con el conocimiento y poder de decisión suficientes para que las actividades fluyan eficientemente, todo coordinado por el equipo de finanzas.

This study aimed to determine the effects of different commercial, operational and financial decisions in the working capital of three Latin American subsidiaries of a multinational co mpany of medical products and the specific actions to be taken to improve it. The company is structured by regions and the region of Latin America in sub regions with a big country and several "small" countries each sub region . Small countries means entiti es almost exclusively dedicated to the marketing and products distribution , as well as some clinics of renal treatment of combined capital management. Minor operations do not have a specific financial direction, but depend on the decisions that takes the main country of the sub region, and often are limited to remedy the limitations of liquidity with loans from other institutions without having the opportunity, by the same complexity of the block, analyze the root causes of non - scheduled and mandatory paym ents of the organizations at the end of month , especially in the time of making the payment of their invoices intercompany through a process where is calculated net balances by subsidiary and is requested payments according to data that shed accounts rece ivable modules . This process is subcontracted with a Bank, who receives all the funds in a global account and that account does the corresponding distributions. Payment of each one of the entities must be deposited in a specific day of the month and if not done in time, the bank charges a daily interest in the "loan" to cover the missing amount . Once analyzed the financial information for the three entities in the last years, is determined that the main cause of liquidity problems is there is not a process of comprehensive coordination between the different areas involved in the generation and use of cash within the entities. Planning, budget, and monitoring of variations oc cur at different levels of the o rganization and there is no t proper commun ication. To improve the situation of entities, it is recommended that the organization strategic planning should take into consideration the particular characteristics of each entity, in order to establish real and achievable goals. There should be a proce ss of comprehensive planning, where all areas are communicated and coordinated, this is a challenge for directives , since physically all areas are not in the same country. This must be resolved through a process coordinated, planned and constant monitoring , where meetings are mandatory attendance, scheduled in advance and where to attend people with knowledge and power of decision sufficient to make activities to flow efficiently, all coordinated by the finance team.