Propuesta de un sistema de clasificación archivístico por procesos, para las municipalidades de Costa Rica. Caso de estudio: Municipalidad de Desamparados

Abstract

A partir de los datos publicados por la Contraloría General de la República y por la Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica se detectan necesidades en los gobiernos locales relacionadas con la gestión de documentos. Una de esas necesidades está relacionada con implementación de normativa e instrumentos archivísticos en los procesos de gestión documental. Aunado a ello, desde el año 2009, como parte de las estrategias de modernización del Estado, el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), comenzó a publicar una serie de guías y lineamientos que sirven como base a las instituciones que deseen adoptar la estrategia de una gestión por procesos. También como parte de las políticas de modernización del Estado, se han puesto a disposición de las Unidades de Planificación Institucional de las instituciones públicas, diferentes modalidades de capacitación para el mejoramiento en los servicios que brindan a la ciudadanía. En ese sentido, es posible observar dos aristas que convergen en el presente trabajo final de graduación, la primera es la necesidad de implementar normativa en las municipalidades, la segunda, está relacionada a la nueva forma de organización que busca eficientizar los servicios brindados en las instituciones públicas. A esto se suma el vertiginoso cambio de las TICs al cual se enfrentan las organizaciones en la actualidad y desde hace varias décadas, además de la creciente exigencia de transparencia y rendición de cuentas de los ciudadanos hacia las instituciones públicas. Por consiguiente, basado en diferentes normas internacionales de gestión de documentos, el presente trabajo final de graduación propone un aporte fundamental para los SGD, a través de un sistema flexible de clasificación archivístico por procesos, que permite dar trazabilidad a los documentos por medio de la metodología de análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos. Este sistema de clasificación busca poner punto final a métodos de clasificación archivística rígidos y obsoletos, que no están alineados a las nuevas estrategias de organización. El sistema de clasificación archivístico por procesos parte de un análisis funcional en la Municipalidad de Desamparados, utilizando como caso de estudio el proceso de Control Urbano y Rural. Se realiza un solo proceso específico, en el entendido de que esta sería la metodología empleada para todos y cada uno de los procesos de la institución. Seguidamente, se presenta un manual de implementación del cuadro de clasificación por procesos, que permita al lector y a las diferentes municipalidades, así como a cualquier otra institución que desee consultar el documento, poder encontrar una metodología e instrucciones prácticas para adoptar la herramienta propuesta. Si bien no es requisito para la elaboración del sistema de clasificación, se presenta por último un análisis secuencial, como complemento y parte de la metodología propuesta por la ISO 26122-2008, con el propósito de establecer los métodos de ordenación de la serie documental, en el entendido de que no es posible realizar clasificación de documentos sin tomar en cuenta la ordenación.