Mejora de la Gestión del Sistema Documental en la División de Diagnóstico Molecular del Laboratorio Clínico del Hospital México

Abstract

Este trabajo tiene como objetivo la mejora del sistema de gestión documental de la División de Diagnóstico Molecular del Hospital México. Es relevante debido a la necesidad de estandarización y ejecución eficaz de las actividades de la División, así como ser una base para la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad en los próximos años. Se realizó mediante la caracterización de los procesos de la División, la determinación del estado actual de la gestión sistema documental, así como la identificación de las necesidades de mejora de dicha gestión documental, luego se aplicó la norma ISO 15489 relacionada a los sistemas de gestión documental en las organizaciones con el fin de mejorar la gestión documental en la División y, por último, se evaluó el proceso de mejora de la gestión del sistema documental de la División. Como resultados se obtuvo un mapa de macroprocesos de la División que fue de utilidad para la consecución de los siguientes objetivos. Mediante la herramienta “FODA”, se estableció el estado actual del sistema de gestión documental, así como posibles aspectos por mejorar. Asimismo, se determinó que hay una cantidad importante de documentación que se debe estandarizar según el formato que se elaboró en el procedimiento de control de documentos. Por otra parte, durante la aplicación de la norma ISO 15489 se realizó una serie de actividades para el cumplimiento de cada etapa. Además, con ayuda de cuestionarios se evidenció que hubo una mejora durante los últimos meses en el sistema de gestión documental relacionado a la disposición de los documentos, al fácil acceso y a la disminución de errores y reprocesos de las pruebas. También, se hizo demostró que las capacitaciones impartidas fueron valiosas para lograr mayor comprensión e interés de la gestión documental y que, de esta forma, todo el personal esté involucrado en el proceso de mejora. En conclusión, se observó la utilidad del mapa de procesos de la División para identificar mejoras en la documentación. Además, se estableció que el sistema actual es robusto, pero requiere la estandarización y mayor divulgación. La norma ISO 15489 sirvió de guía en el proceso de mejora del sistema de gestión documental y dicha mejora fue valorada en términos generales, de forma positiva por el personal de la División.